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Checklist para elegir un CRM o ERP
Una lista para decidir antes de comprar una plataforma, empezando por el proceso y no por el software. Para el contexto completo, lee el artículo Cuánto cuesta implementar un CRM en Panamá.
Antes de comparar plataformas
- Diagnosticar cómo funciona hoy el proceso real, no el documentado.
- Definir qué problema debe resolver la plataforma.
- Identificar quién será dueño del proceso tras la implementación.
Ajuste funcional
- Confirmar que la plataforma cubre tu proceso comercial u operativo real.
- Evitar pagar por módulos que no vas a usar.
- Verificar que soporta tu operación multi-entidad o multi-moneda si aplica.
Integración con tu stack
- Confirmar la integración con contabilidad y facturación electrónica.
- Revisar conexión con ERP, SAP, telefonía y otros sistemas.
- Verificar disponibilidad de API, webhooks y datos maestros.
Datos y migración
- Planificar la migración de clientes, historial y pipeline.
- Definir deduplicación y validación de datos.
- Confirmar quién es dueño de cada dato tras la migración.
Costo total
- Sumar licencias, implementación e integración, no solo la mensualidad.
- Revisar límites de plan y costos por crecimiento o usuarios.
- Contemplar el costo de soporte y mantenimiento posterior.
Adopción y soporte
- Planificar capacitación sobre tu proceso, no genérica.
- Definir acompañamiento (hypercare) tras el go-live.
- Medir la adopción real del equipo, no solo el go-live.
Comprar una plataforma no es modernizarse: la tecnología se elige por el caso, no al revés.
Guía práctica
Cómo usar esta checklist con proveedores
Reúne a ventas, operaciones y finanzas antes de solicitar una demostración. Cada área debe aportar un proceso real, los datos de entrada, el resultado esperado y una excepción frecuente. Usa el mismo escenario con cada proveedor para que la comparación sea verificable.
Marca cada requisito como demostrado, pendiente de prueba o fuera de alcance. Registra quién lo validó y en qué documento queda el compromiso. Un requisito crítico pendiente debe convertirse en una condición de aceptación antes de contratar.
- Ejemplo: crear un cliente, aprobar una cotización y llevar el pedido a contabilidad sin recaptura.
- Evidencia: grabación de la demostración, muestra de datos, resultado de integración y propuesta de alcance.
- Decisión: comparar cobertura demostrada y costo total, incluyendo migración, capacitación y soporte.
Continúa con: Implementación de plataformas · Integración de Zoho CRM con SAP.
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